Nachdem wir uns letztes Mal mit E-Mails und co. beschäftigt haben, kommen wir heute zu einem anderen wichtigen Element des sorglosen Arbeitens: der Zeitplanung.
Der Zeitplanung kommt eine besondere Bedeutung zu. Dabei geht es ohne Kalender nicht, denn sonst würde alles in einem Chaos enden. Ob dieser auf Papier oder elektronisch geführt wird, ist Geschmackssache. Viel wichtiger ist der Umgang mit ihm.
Prioritäten setzen
Am besten wäre ein individuelles System, welches darauf hinweist, wie dringend der Auftrag ist. Die weit verbreitetste Methode ist die A-B-C-Technik. Der Buchstabe A = ganz wichtig, muss heute noch erledigt werden. B = wichtig, kann aber auch morgen Erledigt werden. C = normal, kann morgen oder noch später erledigt werden. Wahlweise kann auch der Buchstabe D eingeführt werden. Dieser wird bei Aufträgen mit einer Laufzeit von über einer Woche benutzt.
Morgendlicher Check
Aufgeschobene Aktivitäten müssen unbedingt in den Planer eingetragen werden. So wird die Gefahr des Übersehens gemindert. Des Weiteren sollten die unangenehmen und wichtigen Aufträge zuerst erledigt werden. Dies motiviert und senkt dabei den Stress am Nachmittag. Zudem ist dann eine Kaffeepause im weiten Laufe des Tages interessanter, denn es könnte manchmal ein nettes Gesprächsthema sein, wenn man sich über Probleme unterhält. Auch die Weiterbildung fördert es ein bisschen.
Besprechungen und Telefonate
Besonders bei langen Telefonaten und Beschprechungen lässt sich mit einer Planung viel Zeit sparen. Sagt eurem Gegenüber gleich am Anfang schon Bescheid, dass ihr nicht viel Zeit für ein allzu langes Gespräch habt und legt eine Dauer fest. So könnt ihr unnötigen Stress mit eurem Vorgesetzten vermeiden, auch wenn nur er denkt, dass sie private Gespräche führen.
Außer-Haus-Besuche
Bei Außer-Haus-Terminen sollten die Fahrzeiten immer mit 50 Prozent Aufschlag kalkuliert werden. Bei Strecken in der Stadt sollten lieber nur 25 Prozent einberechnet werden. So kann man Staus oder Parkplatzsuchen besser einplanen. Allerdings gilt es zu Vermeiden, die nun gewonnene Zeit mit Nickerchen oder anderem Zeitvertreib wieder ausgleichen. Es könnte Stress mit dem Vorgesetzten geben.
Habt ihr noch Tipps?
Nun seid ihr gefragt. Denkt ihr, dass diese Tipps hilfreich sind? Oder kennt ihr vielleicht noch weitere? Schreibt sie auf jeden Fall in die Kommentare.
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