Suchen raubt eine Menge Zeit
In vielen Betrieben herrscht Chaos – das kostet Nerven und Geld. Laut Arbeitsforschern betragen die Kosten von Misserfolgen in Klein- und Ein-Mann-Betrieben jährlich etwa 100 Milliarden Euro. Vor allem Handwerksbetriebe verschleudern ihr Potenzial weil sie schlecht organisiert sind.
Obwohl es viele Bücher gibt, die dagegen helfen sollen, scheitert das Vorhaben die Büroorganisation zu verbessern. Der Grund dafür ist unser innerer Schweinehund. Wir brauchen vor allem Disziplin und Konsequenz. Der Verfasser einer Diplomarbeit hat sich einen kleinen Betrieb herausgesucht und ein Ordnungs- und Organisationssystem ausgearbeitet. Nach einem Jahr stieg die Produktivität des Betriebes um unglaubliche 37 Prozent. In dem Folgejahr steigerte sie sich nochmal um 18 Prozent.
Aber nicht nur in der Produktivität war ein Erfolg zu sehen. In denselben Jahren sank die Arbeitszeit um ganze 40 Prozent. Diese enormen Ersparnisse kamen durch das konsequente Nutzen der Ablage und dem Bearbeiten der E-Mails und Post zusammen.
Nach zwei Jahren wurden die Mitarbeiter befragt. Sie hatten einen viel besseren Durchblick und durch die geringeren Suchzeiten auch viel weniger Stress im Alltag. Um auch euch diese Möglichkeit der Ordnung zu geben, habe ich ein paar Tipps zusammengefasst, welche leicht und mit wenig Aufwand zu befolgen sind.
Zeitraubende E-Mails
Im Durchschnitt gehen an jeden E-Mail-Account in Deutschland etwa 23,7 E-Mails pro Tag – privat sowie beruflich. Ohne unseren Spamfilter wären es mehr als 100 Stück pro Tag. Da E-Mails geschrieben und gelesen werden müssen, geht hier eine Menge Zeit verloren. Um nun nicht auch eine Menge Zeit mit dem Lesen dieses Artikels zu verschwenden, fangen wir an diese Stelle am besten auch gleich mit den Tipps an.
Spamfilter aktivieren
Hier wäre die höchste Empfindlichkeit am sinnvollsten. Zudem sollte man einmal am Tag im Spamordner nach falsch gefilterten E-Mails schauen.
Feste Zeiten
Es hilft enorm, wenn man sich 15 bis 30 Minuten Zeit zum Lesen und Beantworten nimmt. Wichtig ist, dass man diese Zeiten einhält und auf keinen Fall (!) überzieht. Ideal wäre es, wenn man dies morgens, mittags und abends macht. Wer sich seine E-Mails sofort anzeigen lässt und liest, hat meist doppelt so viel Aufwand.
Signatur und Anhänge
Mit der Erstellung einer Signatur spart man enorm viel Zeit. Man spart sich dann das ständige Eintippen der eigenen Kontaktdaten. Anhänge am besten gleich im richtigen Ordner abspeichern.
Wer weitere Tipps haben will, kann sich freuen, denn im Laufe der nächsten Woche werde ich einen weiteren Artikel mit weiteren Tipps zu dem Thema schreiben.
Bild:
(c) Claudia Hautumm / Pixelio.de